初めて、職場や仲間内での宴会の幹事をすることになったけど、どうする？
はっきり言って幹事なんぞやりたくもない、しかしやるしかない。
えーじ幹事をする時に気を付けなければならないことがある
それは、お金の面です。
人数の変更や飲み物代金の増加で予算オーバーをするということ。
この記事では、忘年会などの宴会の幹事を任された人へ向けた注意点を記事にしています。
- 宴会の幹事を初めてやる人
- 故郷の友達と都会で飲み会をする人
- 飲み会で赤字を出したくない人
実は今、コロナ禍で入社した人が２〜３年たったことで、宴会の幹事を任されるケースが多いのを知っていますか？
この記事を読むと幹事として抑えておくべきポイントと、出来るだけ避けたいケースを学び活かせるような内容になっています。
たかが宴会の幹事ではない
ぼーず「一杯呑みの幹事」でしょ！
たかが宴会の幹事と思われそうですが、入社２〜３年目の人に幹事が回ってくることが多い理由は「仕事を１人で任せるための」目安でもある。
どれだけ段取り良く宴会を切り盛りしてくれるか、ある意味で「チャンスの時間」なのです。
計画的な企画力と金銭的な費用部分を試されています。
もし、金銭部分で予算オーバーなんてことは、周りからもいい印象を持たれません。
怒オヤジ余分にかかった分を徴収！ふざけるな！
iPadやiPhoneを使い、アプリやサイトを活用することで、幹事の仕事をうまくやるコツを解説していきます。
幹事の役割
幹事のやることは６つ
- 宴会の日時を決める
- 宴会のお店を決める
- 宴会の案内を出す
- 最終の確定人数を宴会場所に伝える
- 宴会当日の進行
成功するポイント
段取り良く、計画的に物事を進めることができること。
- 相談できる先輩を仲間につける
- お店選びで費用を明確にする
- 会費と費用の損益点を理解する
失敗するポイント
失敗する人の多くは「エイヤー」で会費や店選びをしている。
- 幹事の独断だけで進める
- 会費は前回と同等でいいでしょと楽観視
- 料理と飲み物は別々の勘定
- 人数に見合わないコンパニオンの人数
宴会の日時を決める
上司と日時を決める
職場全体で忘年会や歓送迎会を開催する場合には、上司から幹事を任命されるはずです。
なので日程は上司と相談の上決めましょう。
上司のメモ帳には、びっしりとタイムスケジュールが書いていて職場内の人の諸事情も把握している。
最適な日時を提案してくれます。
うまくいくコツ
職場で威厳のあるおっさんにも、聞いてみると効果的ですよ
えーじ◯月◯日、送迎会をしようと考えていますが予定ありますか？
トシオさんその日なら大丈夫！
こうして、トシオさんを味方につけたことで宴会の参加者が増えた！
宴会のお店選び
職場の忘年会や歓送迎会でいつも利用しているお店があるならば、その場所を利用するのが良い。
いつも利用していることは、立地条件も、移動手段も、金額面も良いから利用しているのでしょう。
一休.COMを利用する
画像をクリックすると公式サイトで確認できます。
東京、神奈川、千葉、大阪、京都、愛知などの首都圏近郊でレストランを調べる場合は【一休.COM】が良いでしょう！
レストランの予約サイトはたくさんある中でも、一休.COMは特に使いやすいです。
- おすすめのレストラン
- 人気のエリアから探す
- 料理のジャンルから探す
- 目的・シーンから探す
キャンペーンや特集も組まれていて、人気のレストランをランキングで内観や予算、口コミまでじっくりと
タイムセールも行っているため、あの有名ホテルのディナーが○○％OFFになっていることも！
個人的にも恋人や友達、家族などの少人数でも利用でき、割引も使えるところも評判の良い選ばれる理由でしょう。
損益分岐点を理解せよ
良い店を選んでも会費が高ければ参加者は減ります。
会費を安くして、多くかかった分は後で徴収では、ヒンシュクを買ってしまう、とはいえ身銭を切るのは違いますね。
ならば、損もしないトントンの利益の場所【損益分岐点】を理解しましょう。
損益分岐点を調べるアプリがあります。
このアプリの使い方
ここは宴会名を入れる（例）「忘年会２０２２」
ここは会費額を入れる
プロジェクトは保存されます。
使用するプロジェクトをクリック
宴会をする日は１日なので「１」を入力
変動費とは人数の変動によって変わる費用
（例）
- 料理代 ３０００円
- 飲み放題 １５００円
固定費は人数の変動に関わらずかかる費用
（例）
- 招待者 １名 ４５００円
- 贈り物 １００００円
現在の参加費で利益がトントンになる金額が表示される。
販売目標数はこの参加費でトントンになる人数です。
参加費は参加人数で決めて、固定費を減らしたり、会費を増減して調整します。
※大人数の宴会の場合、飲み物の量がいくらになるか検討がつかないので【飲み放題】は必ずつけておきましょう。
飲み放題のある店
- 【飲み放題】は必ずつけておきましょう。(変動費)
飲み放題の無い店
- 飲み物の上限額を決める。(固定費)
宴会開始の前に店員さんに飲み物の上限を決めておきましょう。
えーじ◯万円になったらオーダーストップでお願いします。
飲み放題は変動費で上限を決めた飲み物代は固定費→金額が人数で変動するかしないかの違い
宴会の案内を出す
案内は、オフィスアプリを使ったり、Googleアプリを使うと便利です。
宴会の案内
宴会の案内は1ヶ月前には完成させましょう。
できたら1ヶ月前に回覧して掲示をする。
2週間くらいの猶予期間を設けます。
最終人数の決定
宴会の3週間前までに職場全員の出席の有無を確認します。
2〜3週間前に最終出席者の人数をお店に伝えます。(人数変更)
お店によって、契約の内容が違います。
人数の変更も前日まで大丈夫なところもあれば、１週間以内からキャンセル料が発生するところもあります。
お店の注意書きをよく読んで、失敗しないようにしましょう。
宴会当日の幹事
当日も 何かとめんどくさいが、もうやるしかない！
みんなよりも早く現場入りが鉄則です。
当日の進行
当日は決まった流れにそって行うのがベスト。
- この宴会を始める一言を言う
- 上司にこの宴会の挨拶をお願いする
- 宴会スタート
- 中締めの挨拶をお願いする
- 送迎バスや送り迎えの誘導
宴会を始める一言
この会を開催するにあたっての幹事から一言を言う。
ここで上司から寸志を頂いたことを伝える。
しかし間違ってはいけない！
※みんなに話す時は「今回の宴会に◯◯課長から多大なるご厚志を頂きました」となる。
上司からもらうのは寸志でも、みんなに話す時は「ご厚志」になります。
簡単に日常会話で言うと
- 寸志＝ちょびっと
- ご厚志＝たくさん
みんなに話す時に寸志を使うことは、「課長からちょびっと頂いた」なんて風になります。
上司の宴会の挨拶
事前に上司には、挨拶していただく旨を知らせておくこと。
上司が複数名いる場合は、乾杯は別の上司に頼んでもらうのも良い。
宴会スタート
この宴会が飲み放題の場合には、時間が決められていることを伝える。
※この会を◯時までの予定で開催します。
この宴会が飲み放題では無い場合には、飲み物の上限額をお店に伝えておきます。
※できれば入店時が良いでしょう。
中締め
挨拶した上司以外の先輩に、中締めの挨拶していただく旨を事前に知らせておくこと。
先輩の中締めの挨拶で御開きになります。
送迎バスの誘導
他の人に送迎バスの点呼係をお願いしておきます。
送迎バスの運行がスムーズに行くように、バスに乗る人の中から1人にお願いしましょう。
まとめ
今回は幹事を任された時の対応についてお話しました。
この記事をまとめると
- たかが宴会の幹事ではない
- 宴会の日時を決める
- 宴会のお店選び
- 宴会の案内を出す
- 当日の進行
幹事をやりたくないと言う前にまずやってみる。
それから不具合に関しては、自分の意見を言うことが正しいと思います。
まず体験してみることの重要性をわかっていただけると幸いです。