Excelの面白いところは、一つの機能を知るだけでグーンと仕事が早くなることです。
以前一緒に仕事をしていた後輩が、ショートカットキーを駆使して仕事とテキパキとこなしていた。
後輩が言うには、「早く家に帰れたいからムダことはしないようにしている」
仕事ができる人は、業務改善について常に考えています。
Excelは使う人によって作業効率が全然違うのも事実なのです。
- Excelの時間短縮を考えている人
- Excelのショートカットキーを知りたい人
- 文字修正のちょっとしたコツを知りたい人
この記事では、Excelの時短テクニックを紹介します。
ショートカットキーや便利な機能、普段の仕事で十分に使えるものを記載してますのでご確認ください。
エクセルを効率よく使う
マウスでくるくる、カチカチと作業していたのでは効率は上がりませんよ！
エクセルで仕事をより効率良く進めるには、マウスを使わずに操作を進めることが重要です。
結論から言うと『仕事の速い人は、ショートカットキーを使いこなしている』
基本のショートカット神７
『言われなくても分かる』という人もいるかも知れませんが、エクセルを使う上で絶対に覚えておきたい７つの基本的なショートカットキーを紹介します。
知っておくべき７つのショートカット
| プッシュするキー | どうなる？ |
|---|---|
| 「Ctrl」＋ 「C」 | コピー |
| 「Ctrl 」＋「A」 | 全選択 |
| 「Ctrl」 ＋「V」 | 貼り付け |
| 「Ctrl」 ＋「P」 | 印刷 |
| 「Ctrl」 ＋ 「Y」 | 繰り返し |
| 「Ctrl」 ＋ 「Z」 | 元に戻す |
| 「Ctrl」 ＋ 「X」 | 切り取り |
これは覚えたい！業務に欠かせない１０選
業務に欠かせないショートカットキー、絶対に覚えて損はない１０個を用意しました。
『習うより慣れろ』この１０個を覚えるだけでも、エクセルの操作が早くなるのを実感できます。
業務に欠かせないベスト１０
| プッシュするキー | どうなる？ |
|---|---|
| 「Ctrl」＋「1」 | セルの書式設定 |
| 「Alt」 ＋「Shift」＋「=」 | SUM関数の挿入 |
| 「Ctrl」 ＋ 「↓」 「Ctrl」 ＋ 「↑」 | 最終データセルにジャンプ 先頭データセルにジャンプ |
| 「Ctrl」 ＋ 「Shift」 ＋ 「↓」 「Ctrl」 ＋ 「Shift」 ＋ 「↑」 | 最終データまでの列選択 先頭データまでの列選択 |
| 「Ctrl」 ＋ 「Shift」 ＋ 「 ! 」 | 数値にカンマ「, 」を表示 |
| 「Ctrl」 ＋ 「Shift」 ＋ 「$」 | 数値に通貨の「￥」を表示 |
| 「Ctrl」 ＋ 「pageUp」 | 左のワークシートに移動する |
| 「Ctrl」 ＋ 「pageDown」 | 右のワークシートに移動する |
| 「Ctrl」 ＋ 「F」 | 検索 |
| 「Ctrl」 ＋ 「H」 | 置換 |
この１０選ショートカットキーの最大のメリットは、エクセルのバージョン問わず使えるスグレモノ。
置換を使いこなせ
こんな経験ありませんか？
上司に資料で嫌味を言われたこと。
資料にスマホと記載しただけなのに
怒オヤジ友達とのメールじゃないんだ！なんで省略文字で書く！
新人君やってしまった！修正箇所たくさんある。
こんな時こそ『置換』機能を使うのが一番です。
間違った入力には置換機能が有効
ショートキー「Ctrl」+「H」
覚え方 『チカンはエッチ』
Ctrl＋Hでキーを押すと『置換』のダイアログボックスが表示されます。
置換には［すべての置換］と［置換］があります。
［すべての置換］を実行すると、１発ですべて置換ができてとても楽です。
［置換］で一つ一つのセルを確認する方が、置換のミスを減らすこともできる。
置換できるのは文字列だけではない
複数人で文字入力をする場合、空白があったりなかったり、統一していないことありませんか？
そんな時にも［置換］使えます。
改行や空白を取り除いたり、半角スペースを全角スペースに変更することができる。
- 「Ctrl」＋「H」でキーを押し『置換』のダイアログボックスを表示する。
- ［検索する文字列］に空白を入力します。
- ［置換後の文字列］に何も入力しない。
- ［置換］を実行する。
書式も［置換］ができるのです。
赤い色の文字を青色の文字にすることもできてしまう便利さ。
- 「Ctrl」＋「H」でキーを押し『置換』のダイアログボックスを表示する。
- ［オプション(T)］をクリックします。
- ［書式］をクリックして、変更前と変更後の書式を設定。
- ［置換］を実行する。
すぐれたキー【変換】
エクセルの名簿作成、名前を沢山入力する必要がありますよね。
そんな時に起こりやすい漢字変換ミス
「秋山 修司」と入力するところを「明山 修司」という失敗！
誰でも経験のある漢字を変換する入力ミスです。
しかし、取引先の名前を間違ったら大変、名前の入力には特に気をつけなければなりません。
多くの人は間違いに気づいた時に、その後セル内を削除して打ち直しの作業をしています。
打ち直しなんて時間のムダです。
えーじ時間短縮には、スペースキーの隣にある「変換」キーを使う
［変換］キーは絶対に便利、これだけ覚えておくだけでも十分に仕事の効率があがりますよ。
- 修正したいセルを選択しF2キーを押す。
- カーソルが表示されたら、変換したい文字をドラックして選択
※「明山 修司」と修正する部分を選ぶ - スペースの横の変換キーを押す。
- ダイアログボックスが出てくるので正しい文字に修正する。
えーじ変換キーを使うと打ち直しがバカバカしくなる
まとめ
この記事では、エクセルの便利なショートカットについてお話しました。
今回の記事をまとめてみると
- エクセルを効率良く使う
- 基本ショートカットの神セブン紹介
私もスペースキーの隣、超一等地にある変換キーの存在に気づいていませんでした。
しかし、この変換キーは実際に使用すると超簡単！
Excelは、一つの機能を知るだけでグンと仕事効率が違います。
これからも表計算の面白さや便利な仕事術を記載していきます。